Học Excel, Tất Cả Bài Viết, Tự Học Online

Học Excel – Làm quen với Excel (Workbook, Ribbon)


Trong bài viết này mình sẽ nói về việc hướng dẫn cách làm quen với Excel 2007 – 2016. Có lẽ trước đây bạn đã quen với việc sử dụng Excel 2003 nên việc cập nhật và nâng cấp lên phiên bản 2007 làm nhiều người cảm thấy không thích thú lắm. Nhưng trước sau gì thì bạn vẫn phải chuyển đổi để phù hợp với phần đa số công việc hiện nay. Các bạn yên tâm là chỉ một thời gian ngắn sử dụng thôi là có thể làm quen với nó và có thể bạn sẽ không muốn trở lại phiên bản 2003 già cỗi kia nữa…

Excel là gì?

Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

  • Tính toán đại số, phân tích dữ liệu.
  • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.
  • Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau.
  • Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
  • Tự động hóa các công việc bằng các macro.
  • Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Giao diện và các thành phần trong Excel 2007

Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước.

Để thêm các thanh truy cập nhanh ra ngoài bạn làm như sau: Nhấn vào biểu tượng Office chọn Excel Options.

Ở cửa sổ tiếp theo bạn sẽ tìm đến menu Customze và sau đó chọn tính năng mà bạn cảm thấy quan trọng và thường xuyên sử dụng > chọn Add > Sau đó Ok và thoát ra ngoài để xem kết quả.

Thành phần của Workbook:

+Workbook là gì?: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

+ Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

+ Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

+ Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

Excel 2007 và các phiên bản mới hơn dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”. Và đồng nghĩa với việc nếu máy bạn sử dụng office 2003 thì sẽ không thể đọc được các tài liệu của office 2007. Điều này khá bất tiện, nên việc nâng cấp và học excel là rất cần thiết.

Tạo Workbook trên Excel 2007

Để tạo Workbook thì bạn có thể sử dụng phím tắt (Ctrl + N) hoặc nhấn vào nút “Office” > “New”.

Tại đây sẽ có nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

Mở Workbook có sẵn.

+ Nhấn tổ hợp phím <Ctrl+O> để gọi nhanh hộp thoại Open => tìm đến nới lưu file có sẵn.

+ Hoặc bạn có thể chọn nút Office > Open => hộp thoại “Open” hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin.

Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open:

  • Open: mở bình thường.
  • Open Read-Only: Không lưu đè được những thay đổi.
  • Open as Copy: Tạo bản sao của tập tin và mở ra.
  • Open in Browser: Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định.
  • Open and Repair: Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi.

Cách lưu Workbook.

Để lưu tập tin  bạn nhấn <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>. Để lưu tập tin với tên  khác bạn nhấn phím <F12>.

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng “Auto Recover”, Excel sẽ tự động thực hiện
lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần) .

Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office > Excel Options > Save , sau đó đánh dấu chọn vào “Save AutoRecover information every minutes

Một số cách lưu workbook:

Cách 1. Chọn nút “Office” > “Save”
Cách 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar).
Cách 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại “Save as type” và sau đó nhấn nút “Save” để lưu trữ.

Lưu ý: Để các phiên bản Excel trước mở được tập tin tạo bởi Excel 2007, bạn nên lưu tập tin theo kiểu Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Bạn cần cài thêm Office 2007 Compatibility Pack cho Office 2003 và Office XP để đọc được định dạng mới của Excel 2007.

Cách đặt mật khẩu cho workbook

Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!).

B1. Nhấn nút “Office” > “Save As”,  hộp thoại “Save As” hiện ra.
B2. Nhấn nút “Tools” > chọn “General Options”…, hộp thoại General Options hiện ra.
B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK.
B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK.
B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK.
B6. Nhấn nút “Save” để hoàn tất.

Note: Mật mã dài tối đa 15 kýtự và có phân biệt chữ hoa và chữ thường.Để tăng bảo mật ta dùng:
Office >Prepare >Encrypt Document > đặt mật mã 2 lần.

Các tùy chọn trong hộp “General Options” bao gồm:

  • Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã).
  • Password to Open (mật mã để mở workbook).
  • Password to modify(mật mã để cập nhật nội dung workbook).
  • Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).

Hướng dẫn sắp xếp Workbook.

Để di chuyển giữa các workbook bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+F6 hoặc Ctrl+Tab.

Nhiều lúc bạn cần mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh “View” > chọn nút “Arrange All” > Chọn kiểu bố trí thích hợp.

OK. Xong phần Workbook, tiếp theo chúng ta sẽ làm quen và sử dụng Ribbon.

Ribbon là gì?

Ribbon hay còn gọi là thanh thực đơn. Excel 2007 thay đổi toàn diện về giao diện so với phiên bản 2003. Thanh thực đơn chứa các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính như: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Lưu ý: Khi bạn trỏ chuột vào nút lệnh nào đó trên Ribbon, bạn sẽ thấy xuất hiện thông tin về nút lệnh đó, 
báo cho bạn biết công dụng của nút lệnh đang muốn sử dụng. Khi muốn sử dụng nút lệnh đó bạn hãy nhấp trái chuột vào 
nút đó một lần.

Chi tiết:

+ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn,chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
+ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
+ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thịbảng tính và thiết lập in ấn.
+ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
+ Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
+ Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
+ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
+ Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office > Excel Options > Popular > Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
+ Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…

Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra bạn có thể dùng

+ Tổ hợp phím <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành.

+ Tổ hợp phím <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành.

Để trở về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút hoc excel 2007 7 trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì bạn nhấp chuột vào nút hoc excel 2007 8 trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó trong trường hợp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh hoc excel 2007 6 và chọn tên sheet cần đến.

Và sau đây là các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính mà bạn thường xuyên sử dụng nhất.

Hướng dẫn thao tác hoàn toàn bằng bàn phím, không cần dùng đến chuột. Điều này giúp bạn thực việc công việc nhanh hơn rất nhiều mà lại  rất chuyên nghiệp nữa.

Để bật/ tắt nhanh Ribbon các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1

Để thao tác bằng phím các bạn nhấn tổ hợp: <ALT+ký tự đại diện>

Khi các bạn nhấn vào phím ALT thì trên Ribbon sẽ xuất hiện các ký tự đại diện như thế này:

Ví dụ bạn muốn truy cập vào Home thì nhất tổ hợp ALT + H… Các mục khác tương tự.

Tổng Kết

OK, như vậy là chúng ta đã kết thúc Học Excel Bài 1: Làm quen với Excel (Workbook, Ribbon). Bài hơi dài nên các bạn hãy đọc thật kỹ và chi tiết nhé.

Nếu có bất cứ thắc mắc hay góp ý cho bài viết này hãy để lại bình luận cho tôi phía dưới nhé ^^.

About HoanTN

Cố gắng hơn nữa ....
View all posts by HoanTN →

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *